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财务软件应从企业的哪些因素考虑使用功能

2020-09-28

财务软件应从企业的哪些因素考虑使用功能在当今严格管制的全球商业环境下,核心的会计应用和财务管理软件在保持企业有效运转方面发挥着前所未有的重要作用。目前,财务应用市场为企业提供了广泛的选择,企业可以根据自身的规模、业务复杂程度以及国际市场开拓能力选择所需软件,量身打造财务软件系统。  但是,不管企业最终选择了什么样的附加软件,整个财务软件系统要成功运转离不开以下几项必须具备的核心财务功能:  总分类账(GL)。作为财务管理软件的基础功能,总分类账能够持续提供企业交易的会计记录。财务管理系统将交易分类并汇总到不同的账户中,这些账户与资产、负债、权益、收入和费用的明细分类项目一一对应的。  应收账款(AR)。属于总分类账中的资产类账户,跟踪和记录客户购买公司产品或者服务以后应该支付给公司的款项。  应付账款(AP)。属于总分类账中的负债类账户,与"应收账款"相对应,记录和反映企业购买产品或服务后,应该支付给供应商的款项。  一个核心财务系统的附加组件还包括以下工具:现金管理、信用及税务管理、采购、订单管理以及薪酬。  财务管理应用系统的三个层次  第一层次。财务管理系统基本功能的运用和实现可以采用不同的方式,这取决于企业的规模和营运的复杂程度。对于小规模企业而言,它们只需要相对简单的财务管理软件,通常可以选择具有单一功能的、专门针对客户数量不多以及年度销售额不高的企业所设计的财务软件包。选择这类财务软件包的优势在于:应用软件安装轻松,使用简单;而且它们对于硬件设备的要求不高,很多时候只需要一台服务器就可以运行所需程序。不过,只有在企业员工人数不多的情况下(只有几百人或者更少),此类财务软件包才能满足企业的核心会计需要。  第二层次。对于中等规模企业而言,要实现财务管理基本功能,它可以在第一层次的基础上,选择从同一软件供应商处获取附加组件,或者选择具有"整合功能"的软件系统,允许使用者插入第三方财务应用软件。第二层次的财务管理系统可以实现更多的财务功能,比如多部门或者多币种管理工具;还可以包含相关的非财务资源,比如销售队伍和客户关系的管理程序。  第三层次。核心财务应用的第三层次主要是针对大型或者业务复杂的企业。这类企业需要采用综合性的企业资源计划(ERP)套件,作为财务管理的基础以及特殊组件和定制化商业进程的运行平台。第三层次的财务管理系统虽最具灵活性,但也最为复杂,代价不菲:大型的ERP系统通常需要耗费数月

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追问::大型的ERP系统通常需要耗费数月甚至数年的时间来进行开发,此外,还需要大量的人力和财力进行运营和维护。因此,一旦企业选择了某一个ERP系统,通常会在较长的时期内保持不变。温塔纳研究(Ventana Research)是一家信息技术咨询公司,位于美国加利福尼亚州圣拉蒙市,该公司的高级副总裁兼研究部总裁罗伯特·库格尔(Robert Kugel)说:"除非企业的日常运营因为某种原因受到威胁,否则企业更换现有ERP系统通常没有任何好处。"  如果企业自身发生了十分重大的变化,需要更复杂的财务功能,这时候企业的财务管理应用系统就会升级到更高的层次。瑞德·格兰利特(Red Granite)是一家信息咨询公司,位于美国芝加哥市,它的合伙人克里斯·阿尔恩特(Chris Arndt)说:"企业财务管理应用系统升级与否取决于企业销售过程的复杂程度,以及企业业务的增长状况或者是新市场的开拓情况。"  选择财务应用软件的纵向考量因素  面对众多的扩展性财务管理应用软件,企业所属的纵向市场是另外一个考量因素。不同的财务管理软件包提供差异化的细化功能,以满足不同纵向市场的财务会计需要,比如零售业、制造业、建筑业、专业服务或者其他市场。  库格尔说:"举个例子,如果我所在的企业属于具有的独特性的制造业,我不会选择通用会计软件,因为,市场上已经有专业性软件,可以满足企业特殊的财务管理需求,比如计量特定的投入和产出。"  比如,制造商可能需要物流方面的会计应用软件以便对运输费用进行管理。同时,库格尔认为,固定资产的计量和设备的折旧,对于制造类企业而言也是非常重要的。选择财务应用软件时,另外一项需要考量的因素就是对于企业需要遵守的政府法规,比如上市公司应遵循的萨班斯-奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley),软件是否提供了相应的辅助功能。库格尔指出,当合规作为一项考量因素的时候,企业的财务管理平台应该包含治理、风险及合规(GRC)等系列组件。  根据分析师的观点,跨国企业的业务涉及多个币种,因此,选择的会计组件应具备将多币种交易薄记到核心会计系统中,并且合成数据以满足报告需求的功能。此外,分析师们还建议企业考虑其他关键财务功能,比如能提供美国公认会计准则(U.S.GAAP)或欧盟国际财务报告准则(IFRS)最新更新的财务软件。

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