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物业管理公司的财务内部控制流程怎么操作

2020-10-09

企业的财务内部控制对于企业的内部控制工作来说是一个重要的组成部分,也是企业能够在各方面实行有效管理的重要保证。近年来,我国物业管理公司迅速发展,整个行业也是处在一个快速成长的阶段。但是,较快的发展也会给企业的管理带来一定的挑战,尤其是在财务内部控制问题上,更需要企业的重视。文章对物业管理公司发展中财务内部控制中所存在的问题进行分析,并提出了在建立财务内部控制中需要注意的几个重要方面,以促进物业公司财务内部控制的发展,保证企业更加稳步的发展。  一、概述  建立完善的财务内部控制管理体系是企业进行财务管理工作的核心部分,财务内部控制是为了提高企业会计信息质量,保护企业资产的安全完整,确保有关法律及规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法和程序。它不仅包括狭义的财务控制,也包括了资产控制和为保全企业财产的安全而实施的内部牵制。企业的内部控制制度是由企业董事会、管理阶层和公司员工实施的,为营运的效率及效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。企业内部控制中主要包含了内部环境、信息与沟通、控制活动、风险评估以及内部监督五个方面的因素,是企业在内控管理工作中需要加以重视的方面。  我国的物业管理是近些年来的一个新兴行业,发展也比较快,但是就整体而言,各个公司企业的盈利状况并不十分理想。一方面,由房管部门转变为物业管理公司的这一情况,大多公司都难以适应市场的激烈竞争,开发商下所附属的物业管理公司大部分由开发商决定,加上市场竞争的意识薄弱,造成了亏损较为严重的情况;另一方面,自主经营的物业管理公司的经营状况较好一些,但是盈利状况仍然不是很理想。这些问题的出现还是要归于物业管理公司的财务内部控制并不完善,使得企业丧失了进行激烈市场竞争的能力。所以,加强物业管理公司的财务内部控制就显得尤为重要了。  二、我国物业管理公司财务内部控制的管理现状及问题  (一)物业管理公司对财务内部控制的重视有待加强  大多的物业管理公司都存在着一个错误的观念,认为物业管理公司既然是服务性行业,只需要简单的记账、收支就可以了。主要问题表现在以下两点:  1.企业的管理者对财务内部控制的不重视。由于很多物管企业领导对企业的财务内部控制不够重视,就容易使得内部控制制度无法贯彻执行,这样内部控制的设计只是流于形式,对公司事务没有起到约束的作用,这样就会导致企业的内部控制严重失控。这些问题体现在企业领导层对财务内部控制没有给出应有的政策以及措施的支持,没能够为内部控制奠定坚实的外部环境,给内部控制管理的实施带来很多的困难。  2.物管企业中财务人员的对财务内部控制的不重视。由于高层管理者的不重视,就直接导致了公司的财务人员多数对于财务内部控制缺乏一定的重要性认识,也导致财务内部控制的理念没有能够在公司的各项工作中得到广泛的传播,使财务内部控制流于形式,而不能真正发挥其应有的作用。这种意识上的缺陷必然会导致行为上的疏漏,也使企业的财务内部控制的效果大大 减弱。  (二)公司中的审计监督体系不健全  有些物业管理公司的内部审计部门隶属于财务部门,这就使得内部审计在形式上就缺乏其相对独立性;另一方面,在其职能上,企业的内部审计工作一般只是简单的审核会计账目,但是在评价企业内部控制的制度是否完善以及企业内部的各组织机构执行指定职能的效率等许多方面上,并没有能充分的发挥应有的 作用。  在岗位的设置上也存在很大的问题,企业为节约人力成本实行一人兼多岗或者一岗并多职,没有很好地形成内部牵制;在实物监控投资、货币资金管理与资产处置等方面,没有制定完善的内部控制制度。尤其是在审计内容上,审计更多地是检查有无资金方面的违规行为,对本单位领导、内部各机构和部门的工作效率评价不够详细,也没有参与到职员的绩效评价之中,无法起到监督公司内部财务运作与其他业务行为的目的。  (三)物管公司的财务内部控制体系建立的不完善  由于我国的很多物业管理公司规模还都较小,在运营中还不够规范。所以即使有些物管公司建立了财务内部控制体系,在执行过程中还是会有很多的问题,使得建立起来的规章制度形同虚设,致使企业会计基础工作的不规范。主要表现在:有的物管公司在财务操作过程中存在很大的问题,根本不设账,以票代账,即使设账也会出现账目混乱的现象;或者一些小型的物管公司在会计记账中设立两套账或多套账,在会计核算时人为的操纵利润,采用倒轧账的方式记账。这些财务管理制度上的混乱和财务操作上的不规范,使得物业管理公司的财务内部控制制度失去了应有的意义。  三、强化物业管理公司财务内部控制管理的建议措施  (一)强化财务内部控制管理意识  对于财务内部控制的不足与欠缺必须先从观念上入手进行改革,这是提高财务内部控制效果的前提,只有正确的内部控制理念作指导才有可能实现财务内部控制管理的有效实施。  1.要加强企业领导层的内部控制意识,提高领导层对于内部控制必要性的认识,强化内部控制重要意义的教育,才能保证内部控制的外部环境。  2.要对物管公司的所有员工进行内部控制理念的传播,增强员工内部控制意识,提高员工内部控制的自觉性,这种全员接受内部控制的教育对于内部控制的正常开展有着十分重要的意义。企业中良好的内部控制理念的养成,对于企业中的每名员工都会有着很重要的影响,这对于企业内部控制的全面实施也有积极的促进作用,有利于企业的长远发展。  (二)加强内部审计监督体系的建立  我国的物业管理公司大多规模较小,其发展也会受传统体制和外部宏观经济等因素的制约,但在审计监督体系的建立中必须有足够的重视。  1.建立监督机制。企业要在会计部门常规性业务核算的基础上,对各项业务以及各个岗位都要进行日常性和周期性的核查。有条件的企业可以专门设立监督室,没条件的企业也可以设立专门的监督岗位,聘用责任心和专业素质较高的人员负责,并纳入到企业的规章制度中,进行程序化、规范化的管理,直接对公司总裁负责,并将监督中遇到的问题及时反馈给相关责任人。  2.强化内部监督。企业的各个内部监督部门要相互配合,并加强相互之间的沟通以形成有效的监督机制。要对有关业务和会计部门,建立相应的监督防线;企业应结合自身的生产经营特点和现有规模等因素,建立相应的内部审计机构,完善企业内部审计的监督体系,通过指定专门机构及人员从事审计工作,并给予其充分的权力对企业的内部控制体系进行监督,以保证内部控制制度的更加完善。公司的财务监督是企业内部控制管理的重要部分,处于物业企业管理的核心地位。财务控制必须以防范经营风险、规范企业经营、消除财务隐患、提高经济效益为目标,从而建立全方位的财务内部控制系统以及全方位的财务监督措施,即将监督渗透到公司管理和组织的全过程中,具体到公司的部门和下属公司的岗位及员工。  3.物管公司在经营全过程中,要建立相互依托、相互制约制度,并形成以防为主的监控体系。第一,必须明确划分相关人员的业务处理权限以及应当承担的责任,对一般会直接接触客户的业务,均要按照有关内部审计的相关规定进行复核;第二,对比较重要的业务应明确处理程序,避免由一个人处理业务的全过程,使业务能够得到有效地监督。  (三)建立完善的财务内部控制制度  物业管理公司的财务内部控制制度是企业进行财务控制的前提基础,必须切实的贯彻执行:首先,做好不相容制度要相分离,例如,会计信息在收集和归类过程中,除了填制单据外,必须有复核并由财会主管审批,另外在现金的流转业务中,现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管等业务均应分工管理,互相牵制;其次,要管理好关键物件,如企业的重要发票、银行票据和印鉴等,严禁一人保管支付款项所需的全部印鉴,而且还要严格企业的实物验收制度;最后,要严格选择财务人员,要设立财务管理机构,必须选择有一定专业财务会计知识的员工担任出纳及会计岗位,定期要求财务人员参加后续教育和岗位培训,熟悉现行的财务管理制度和规章,以保证各项财务管理工作的顺利开展。  四、结语  企业实行财务内部控制是为了使企业财务活动的有效进行、保证企业资产的安全完整、财务信息的准确可靠以及促进各项业务活动的顺利开展。在不断变化的市场经济环境条件下,我国的物业管理公司的发展在进行财务内部控制管理方面的工作还面临着许多的挑战,这就需要企业根据自身发展的实际情况,不断提出完善财务内控管理体系构建和解决问题的思路使得企业的财务内部控制管理可以不断进步,才能够使物管企业更加稳步的发展。

2020-10-09
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